A világ nyolcadik csodája: az e-mail visszahívása funkció

„Dear Mr. Kun…” – a mai napig tisztán emlékszem rá, hogy ezzel a megszólítással először 8 évvel ezelőtt kaptam e-mailt, egy akkori külföldi munkatársamtól. Ugyan már egy ideje kapcsolatban voltunk egymással, a személyes találkozás hiánya miatt fel sem merült benne az, hogy nő vagyok, ahogy az sem, hogy nem a vezetéknevemen, hanem a keresztnevemen szólítanak a kollégáim és a barátaim is a mindennapokban. Hónapokig leveleztünk, de tapintatosságból (vagy inkább bátortalanságból) soha nem javítottam ki a tévedéseit, inkább csak az aláírásommal igyekeztem hangsúlyozni, hogy a Zsuzsit használom általában.

Persze hasonló baklövéseim voltak már nekem is. Volt, hogy felcseréltem egy interjúalanyom nevét, akinek a vezetékneve is egy férfi keresztnév volt. Innen szép nyerni, gondoltam, majd sűrű bocsánatkérések közepette vágtunk bele később a beszélgetésbe. Ha gyorsan kapcsoltam volna, lett volna lehetőségem visszahívni az e-mailemet, de néhány évvel ezelőtt még nem terjedt el ez a – szerintem mindenképpen – fantasztikus opció.

De miért jelent meg ez a lehetőség, és biztos, hogy a nevek felcserélése és elírása a legkellemetlenebb? Mi lehet még egy üzleti e-mailben, amit jobb, ha nem lát olyan, akinek nem kellene? És mit tehetünk mi azért, hogy ne jusson el egy ilyen levél a tévesen kiválasztott címzetthez? Ha pedig már elküldték, és épp farkasszemet nézünk egy nem nekünk szánt e-maillel, hogyan illik kezelni?

Túl gyors, túl könnyű és túl online

E-mailt küldeni nem nagy feladat, ugyanakkor elrontani egyáltalán nem nehéz. Tárgy nélkül küldeni egy levelet még nem annyira kínos, de a címzetteket összekeverni már annál inkább, ahogy a másolat (CC) és a titkos másolat (BCC) funkciók használata is okozhat bonyodalmat. Sőt, az európai általános adatvédelmi rendelet (GDPR) szigorú szabályai miatt ezek összekeverése nemcsak kínos, hanem jogilag is aggályos lehet.

Cserébe viszont, amiért ilyen könnyű elrontani, elképesztően gyorsan érhetünk el akár több ezer embert az e-mailjeinkkel, egyetlen kattintással küldhetünk például hírleveleket is (ha szívesen kapnál ilyet a Qubittől, itt tudsz feliratkozni). Ha egy ilyen e-mailbe csúszik hiba, elkerülhetetlen a tisztázás. Vegyük például a szoftverfejlesztők közösségi hálózata, a DEV Community február 27-i hírlevelét, amelyben tévesen osztottak ki egy, a közösségen belüli címet olyanoknak is, akiknek nem kellett volna. A felhasználók megkülönböztetésére szánt kis jelölésről rengetegen kaptak e-mailt úgy, hogy őket nem érintette a változás, úgyhogy a DEV Community nem sokkal később újabb e-mailben jelentkezett. Ebben már igyekeztek elmagyarázni, hogy mi történt, és mit rontottak el. Elmondták a hibát, felfedték az okát és próbálták az e-mailt közvetlenebbé tenni azzal, hogy még arra is rákérdeztek, milyen napja van a közösségüknek aznap. De hasonló hiba csúszott a gépezetbe akkor is, amikor a Guardian február 28-án minden hírlevél-feliratkozójának elküldött egy olyan, egyébként speciális, így csak bizonyos olvasóknak szánt hírlevelet, ami Taylor Swiftről szólt.

Ideális esetben a hibákra gyorsan fény derül, de van, amikor csak az első értetlen válasz után jönnek rá a felelősök, hogy valami nem a tervek szerint történt. Ilyenkor nincs mit tenni, és egyébként az üzleti etikett is ezt kívánja: egy hírlevelet vagy egy marketingcélú e-mailt is újra lehet küldeni, immár javított formában. Ezt gyakran megteszik PR-ügynökségek is, nem árulok el nagy titkot: a Qubit szerkesztősége is kapott már ilyet, vagy azért, mert rosszul volt megjelölve az eredeti levélben például egy sajtótájékoztató helyszíne, vagy azért, mert nem arra a listára küldték az információkat, amire eleve akarták.

Az online tér is súlytalanabbá teszi ezeket a hibákat – legalábbis addig, amig nem érzékeny személyes információk vagy bizalmas tartalmak cserélnek gazdát úgy, hogy a feladó egyébként nem ezzel a szándékkal küldte a levelét. Egy postai boríték címzésekor erre lényegesen kisebb az esély, ritkábban írjuk el a nevet és a címet is, ha nem a címzett mező automatikus kitöltésére hagyatkozunk vagy egyszerűen a válasz/válasz mindenkinek gombra nyomunk.

A világ egyik legjobb találmánya: az e-mailek visszavonása

A rossz megszólítások, a helyesírási hibák és a téves címzések ellen talán az egyik legjobb fegyver (persze a többszöri átolvasáson túl) az e-mail visszavonása. Pár évvel ezelőtt még csak bosszankodni lehetett a kínos javításokon, azonban 2015 júniusa óta a Gmailben, amit világszerte több mint másfél milliárd ember használ, 5 és 30 másodperc között mi magunk állíthatjuk be, mennyi időnk legyen meggondolni magunkat a küldést illetően.

Erre a Microsoft levelezőrendszerében, az Outlookban is van mód, itt ráadásul egészen addig lehetőség adódik egy levelet visszahívni, amíg azt a címzett nem olvasta el. Ma már a legtöbb levelezőben – például a Yahoo levelezőjében vagy az iPhone-okon és a Maceken használt Mail applikációban – elérhető a lehetőség, ami karrier- és néha talán életmentő lehet azoknak, akik hajlamosak figyelmetlenül megfogalmazni egy-egy üzenetet vagy túl gyorsan kattintani.

Tegyük a szívünkre a kezünket: ha nem is az önéletrajzunkat felejtettük elküldeni egy álláspályázatnál (velem megtörtént), hanem csak egy kevésbé fajsúlyos dokumentumot, a csatolmányt sem nehéz lefelejteni küldés előtt. Ezért a másik életmentő intelligens megoldás a levelezőkben a csatolmány felismerése. A Gmail például a levél tartalmában felismeri a „csatolmány” (attachment) szót, így ha nincs melléklete az e-mailnek, rákérdez, hogy elfelejtettük-e beilleszteni, ha már a szövegben hivatkozunk rá. Hurrá, még eggyel kevesebb hibázási lehetőség.

Ami viszont az ellenségünk is lehet, az az automatikus javítás (autocorrect) vagy a helyesírás-ellenőrző. A nyelvi beállítások függvényében kellemetlen, vicces, kínos vagy egyenesen megsemmisítő is lehet egy-egy kicserélt szó a leveleinkben – személyes kedvencem a „Kind retards” (Kind regards helyett), de természetesen nem ez az egyetlen, ami a kritikus 5-30 másodpercben leizzasztott az elmúlt években.

Ha már sikerült hibázni, akkor jöhet a tűzoltás

A profik is azt mondják, hogy ha már megtörtént a baj, és eltelt a visszavonásra rendelkezésre álló idő, esetleg nyilvánvaló, hogy a tévesen megjelölt címzettek már elolvasták a levelet, akkor marad a helyreigazítás. Ennek korrektnek, tömörnek és egyértelműnek kell lennie, tartalmaznia kell a tévesen közölt adatokat és persze azt, hogy ezek helyett mi a helyes információ.

Ha pedig valami olyasmit küldtünk el, amit egyáltalán nem kellett volna, vagy nem állt szándékunkban megosztani az adott személlyel, akkor érdemes tisztázni a dolgot. Egy újabb e-mailben jelezhetjük, hogy tévedés történt, a korábban küldött levélben pedig olyan bizalmas információk vannak, amiket nem akarunk megosztani az illetővel. Ha szerencsénk van, diszkréten kezeli majd az esetet.

Mindezek közül viszont talán az a legkínosabb, amikor nem a küldő fél veszi észre, hogy rossz címzettet talált meg az akár téves információjával, hanem a címzettnek tűnik fel, hogy valami olyat kapott, amire nem számított. Ilyenkor ideális esetben a címzett jelzi a feladónak a tévedést, az e-mail sorsáról pedig megkérdezi a feladót.

Feketeöves névelíróként és címzetteket rosszul kiválasztó internetfelhasználóként azt kell mondanom, hogy ha a Google nem vezette volna be az e-mailek visszavonását lehetővé tevő funkcióját, akkor már számtalanszor süllyedtem volna el szégyenemben. De én is álltam már teljesen értetlenül a saját levelezéseim előtt, amikor olyan e-maileket kaptam, amiket valószínűleg nem kellett volna olvasnom. Az ilyen helyzetek egyetlen tanulsága: ha már nem tudjuk visszahívni az e-mailt, nem lehet megspórolni a tisztázást. A visszaélések elkerülése végett pedig mindenki jobban jár, hogyha a kéretlenül kapott bennfentes információkat a feladó kérésének megfelelően kezeli. Persze csak azután, hogy meggyőződtünk, nem valamilyen visszaélés vagy adathalászat áldozatai vagyunk.